Ab Januar 2025: Alles, was Unternehmen über die neue E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland wissen müssen

Erfahren Sie, wie Sie sich optimal auf die gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen vorbereiten, und entdecken Sie praktische Lösungen zur Integration und Archivierung von elektronischen Rechnungen in Ihrem Unternehmen.

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) in Kraft. Die wesentlichen Eckpunkte dieser Regelung sind:

Definition der E-Rechnung:
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 entsprechen diesen Anforderungen. Einfaches PDF oder Papierdokumente gelten nicht als E-Rechnung.

Pflichten ab dem 1. Januar 2025:
• Empfang von E-Rechnungen: Alle inländischen Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Dies erfordert die Implementierung geeigneter technischer Systeme, um den Empfang und die GoBD-konforme Archivierung sicherzustellen.
• Ausstellung von E-Rechnungen: Unternehmen dürfen ab diesem Datum E-Rechnungen ausstellen, ohne dass es der Zustimmung des Empfängers bedarf. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird jedoch schrittweise eingeführt:
• Bis zum 31. Dezember 2026: Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (z. B. PDF) verwenden, sofern der Empfänger zustimmt.
• Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
• Ab dem 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen, unabhängig vom Umsatz.

Ausnahmen:
Die Verpflichtung zur E-Rechnung gilt nicht für:
• Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
• Bestimmte steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
• Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro.
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten.

Technische Anforderungen:
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten empfangen und verarbeiten können. Dies kann den Einsatz spezifischer Softwarelösungen oder die Anpassung bestehender Systeme erfordern. Zudem ist eine revisionssichere Archivierung der E-Rechnungen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg sicherzustellen.

Empfehlungen für Unternehmen:
• Systemprüfung: Überprüfen Sie Ihre aktuellen Rechnungsstellungs- und Buchhaltungssysteme auf ihre E-Rechnungsfähigkeit.
• Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und den neuen gesetzlichen Anforderungen.
• Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die bevorstehenden Änderungen und stimmen Sie gemeinsame Prozesse ab.

Erweiterung für BioOffice:
Im Zuge der gesetzlichen Einführung der E-Rechnung ab Januar 2025 stellt Bits & Bytes eine Erweiterung für BioOffice zur Verfügung, die es ermöglicht, empfangene XML-Rechnungen direkt innerhalb der Software anzuzeigen. Darüber hinaus wird es in BioOffice möglich sein, die E-Rechnung mithilfe der integrierten Dokumentenverwaltung direkt mit einer AdressID zu verknüpfen, was die Verwaltung und Archivierung erheblich vereinfacht. Die Veröffentlichung dieser Erweiterung ist für das erste Quartal 2025 geplant.

Durch die frühzeitige Auseinandersetzung mit diesen Anforderungen können Unternehmen einen reibungslosen Übergang zur verpflichtenden Nutzung der E-Rechnung sicherstellen und von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren.

01.01.2025